kvalitetssystemet 2.0

Prosjektet KS 2.0 har jeg vært delaktig i siden januar 2025, både gjennom ulike emner i studiet, og som ansatt. Dette vil også bli prosjektet for bachelor våren 2026, og er et pågående prosjekt med mål om første implementering våren 2026. Et kvalitetssystem er et system som skal sørge for kontinuerlig utvikling av alle studieprogram og emner, og alle høyskoler og universitet er lovpålagt å ha et kvalitetssystem og strategier for kvalitetsarbeid. NTNU sitt kvalitetssystem ble godkjent av NOKUT tilbake i 2022, men mye hadde rom for forbedring. I 2025 skal NTNU utvikle et nytt brukergrensesnitt og designsystem for kvalitetssystemet på nettsidene og støtteverktøyet KASPER. Kvalitetssystemet er viktig for å sikre systematisk evaluering og utvikling av studietilbudene. Mer informasjon om kvalitetssystemet finnes her.

studentene inn i kasper

Periode: Januar - april 2025
Emne: IDG2201 Designsystemer og universell utforming for digitale flater

introduksjon

Dette prosjektet var første introduksjon til kvalitetssystemet 2.0. De kom inn som ekstern oppdragsgiver og ønsket forslag til brukergrensesnitt og designsystem for hjemmesidene og KASPER. Her fikk vi frie tøyler til å velge hvilket område vi valgte å fokusere på. Prosjektet var et tverrfaglig prosjekt med grafisk design.

problemstilling

«Hvordan kan vi involvere studentene i KASPER på en måte som styrker deres deltakelse i kvalitetsarbeidet og synliggjør effekten av deres bidrag?»

metoder

innsiktsfasen

I innsiktsfasen jobbet jeg med å skaffe oversikt over KASPER i et flytkart på Figma. Dette ble analysert og videre satt opp i et sitemap. For å kunne definere problemet lagde jeg point of view statements og how might we statements med gruppen. Med innsikt fra intervjuobjekter ble fokuset lagt på referansegruppen, som er utvalgte studenter som bringer tilbakemeldinger videre til emneansvarlig på vegne av klassen. Videre bidro jeg med å lage et nytt sitemap for KASPER og en egen del for referansegruppen. Vi fant ut at det å få referansegruppen inn i KASPER ville bidra til mer engasjement og motivasjon fra studentene som er den viktigste gruppen i kvalitetsarbeidet.

Sitemap for referansegruppe — Sitemapet viser en foreslått informasjonsarkitektur for den nye referansegruppe-flaten i KASPER.

Personas Berit for prototypen — For å vise sammenheng mellom emneansvarlig og referansegruppens oppgaver lagde vi personas av begge med brukerreiser som er utgangspunktet for de prototypede flatene.

Personas Mons for prototypen — For å vise sammenheng mellom emneansvarlig og referansegruppens oppgaver lagde vi personas av begge med brukerreiser som er utgangspunktet for de prototypede flatene.

idéutvikling

Ideer til how might we statements ble brainstormet i fellesskap, og ideene ble vurdert videre til skissering. I idéutviklingen skisserte jeg forslag til nytt brukergrensesnitt gjennom metodene crazy 8. Sammen med et annet gruppemedlem lagde jeg så wireframes til valgt løsning. Disse var i et enkelt format for å visualisere effektivt hvordan referansegruppens flater vil fungere med emneansvarliges flater i KASPER.

“Hvordan kan vi skape tilgang til KASPER for referansegruppemedlemmer slik at de tettere involveres i kvalitetsarbeidet og resultatene vises?”

“Hvordan kan vi forbedre brukervennligheten for brukerne av KASPER slik at de kan forstå systemet intuitivt uten mye opplæring?”

prototyping

Jeg jobbet sammen med ett annet gruppemedlem om å lage high fidelity prototyper i Figma til videre brukertest og til slutt presentasjon av ferdig produkt til oppdragsgiver. Her har jeg også deltatt i prosessen med å diskutere implementeringen av farger og skille på primær- og sekundærhandlinger, samt satt opp visning av deler av designsystemet med tilhørende regler.

resultat

Resultatet ble en løsning der referansegruppen er integrert i KASPER og kan samhandle med andre referansegruppemedlmmer om å skrive rapporten. Her har de også oversikt over status på oppgaver, møter og frister, og deres arbeid kommer inn i emneansvarliges flater i KASPER. På denne måten er studentene nærmere arbeidet de gjør, og kan enklere se effekten av sitt bidrag.

Referansegruppens flater på mobil — Løsningen på mobil gjør det enklere å sjekke møter, frister og status på arbeid uansett hvor man er.

Tiltak for emneansvarlig — Når referansegruppen kommer med tilbakemeldinger kan dette bidra til å lage tiltak for å utvikle emne basert på studentenes ønsker.

praksisperiode

Periode: August - oktober 2025
Emne: IDG3541 Designpraksis i bedrift

introduksjon

Første del av høstsemesteret på tredje år hadde vi praksisperiode, og her dukket Avdeling for utdanning opp som ekstern arbeidsgiver, som for meg ville bli hovedsakelig hjemmekontor med noen turer til Trondheim. Jeg valgte å søke da prosjektet på våren var noe jeg engasjerte meg sterkt i. Jeg fikk praksisplassen og hadde åtte uker praksis som interaksjonsdesigner i et UX team som jobbet med flatene i KASPER. Her var min jobb prototyping, men jeg var involvert i presentasjon, planlegging av brukertesting og fikk verdifull erfaring med teamarbeid.

milepæler for perioden

22. september: Presentasjon for Utdanningsutvalget
29. oktober: Presentasjon på instituttseminar - Institutt for Design

oversikt over perioden

august

Den første måneden jobbet jeg på egenhånd med faglig veiledning av prosjektgruppas eneste UX designer på dette tidspunktet. Min oppgave var å bygge prototyper av den nye evalueringsformen for studieprogram og emne i KASPER. Det var ikke bygd noe designsystem, så dette var også noe jeg definerte og bygde opp parallelt. Siden jeg hadde kjennskap til prosjektet allerede jobbet jeg ganske selvgående fra start og var ellers med i arbeidsmøtene digitalt, og hadde møter med prosjektleder og ux designer om veiledning til praksisperioden jevnlig. Her fikk jeg utfordre meg på å ta egne avgjørelser og bli trygg i å foreslå nye ideer.

Prototype programevaluering — Design av ny evalueringsform som vurderer etter evalueringsskala under inndelinger (kvalitetsområder). Her er det fokus på enkel navigering og effektivisering.

september

I september kom det inn to eksterne UX designere fra Bouvet, som dannet et fullstendig UX team med oss fire. Her fikk jeg ny erfaring med arbeidsmetoder i team, oppsett av kanban board og oppfølging av oppgaver som alle hadde selvstendig. Jeg fortsatte med prototyping med litt involvering av en av de eksterne designerne, og 22. september hadde jeg klart prototyper som jeg presenterte for NTNUs utdanningsutvalg (UU) hvor prorektor for utdanning og alle fakultet er representert. Her fikk jeg god erfaring i planlegging og gjennomføring av en presentasjon av foreløpig arbeid.

oktober

Siste del av perioden gikk med til å jobbe med andre flater i KASPER som tilhørte program og emne, og gjøre justeringer fra tilbakemeldingene fra utdanningsutvalget. Det var også en del samhandling i overgangen der en av de eksterne designerne skulle ta over det jeg har jobbet med av prototyper ettersom jeg etter hvert ble ferdig med praksisperioden. En stund etter praksisperioden fikk jeg en forespørsel om å presentere mitt arbeid på instituttseminaret til Institutt for Design. Her presenterte jeg prototypene grundig, og planene fremover med arbeidet.

Prototype av periodisk programevaluering — Det ble prototypet flere plater underveis, og mot slutten hadde jeg også klart et utkast for periodisk evaluering, som hovedsakelig er en side for filopplasting. Utfordringen med denne siden mot gammel versjon var mengden informasjon som skulle struktureres.

design av datagrunnlag

Periode: Oktober 2025 - dags dato
Ansatt som læringsassistent

introduksjon

I forbindelse med evaluering er det et ønske å integrere tall fra ulike statistiske systemer som kan være en støtte når man ser på utvikling over tid i studieprogrammene. Her ble det fastsatt å bruke Power BI som software for utvikling, men min jobb her er å designe layout til disse dashbordene som skal vises under hvert kvalitetsområde i evalueringen. Dette ble en komplett prototype som er presentert og iterert i flere runder.

presentert for

22. september: Utdanningsutvalget (UU)
30. september: Administrativt nettverk for kvalitetsutvikling (ANKU)
29. oktober: Institutt for Design
01. desember: Administrativt nettverk for kvalitetsutvikling (ANKU)
15. desember: Prorektor for utdanning m/ lederteam
12. januar: Utdanningsutvalget (UU)

versjonshistorikk

versjon 1

Den første versjonen ble skissert allerede tidlig i praksisperioden for å vise konseptet for utdanningsutvalget. Dette ble utgangspunktet for byggingen av versjon 2 og 3 som begynte fra oktober. Det som var viktig var å få frem alle indikatorer på en forståelig måte og så enkelt at det er forståelig hvordan man bruker dashbordene når man jobber effektivt med evaluering. Den første versjonen tok ikke hensyn til Power BI da dette ikke var bestemt enda.

versjon 2

I neste versjon var det viktigste at alt fikk plass innenfor en størrelse på 16:9, med bredde 1224 px. Det er mellom tre til fire indikatorer per dashbord med ulikt plassbehov. Her kom jeg opp med ideen om en layout hvor man kunne se alle indikatorene og bytte mellom uansett hvilken visning man er på. Dette ble løst med tre ulike detaljerte visningsoppsett og primært to ulike fremsider.

versjon 3

Versjon 2 ble presentert for Administrativt nettverk for kvalitetsutvikling (ANKU) og prorektor for utdanning med lederteam, hvor det kom positive tilbakemeldinger og mindre justeringer. Selve layouten var de fornøyde med, så versjon 3 er lik versjon 2, men med mindre justeringer og er i tillegg en større prototype med alle funksjoner inkludert. I januar 2026 ble prototypen presentert for utdanningsutvalget på NTNU med positivt resultat. Det jobbes nå med dashbord for ett kvalitetsområde til emneevaluering parallelt med finpuss på studieprogram.

se live prototype

fordypning - lederstøtte funksjonaliteter

Periode: Oktober - desember 2025
Emne: IDG3101 Fordypningsprosjekt

introduksjon

Prosjektet i dette emnet var i hovedsak forberedende til bacheloroppgaven. Jeg og en annen dannet gruppe i dette emnet, med den intensjon å skrive bachelor sammen. Vi valgte kvalitetssystemet 2.0 sitt fordypningsprosjekt, som handlet om å samle innsikt relatert til ledelsesflatene i KASPER. I forkant av innsamlingen planla vi å hente mest innsikt gjennom brukerintervjuer, og heller ha en supplerende litteraturstudie siden brukerperspektiv var det mest relevante for problemstillingen vi definerte.

problemstilling

"Hvordan kan vi forenkle og forbedre kvalitetsarbeidet for ledelsen ved NTNU i støtteverktøyet KASPER?"

metoder

dybdeintervjuer og contextual inquiry

De fleste brukerintervjuene var enten dybdeintervjuer eller contextual inquiry. Vi benyttet dybdeintervju først for å få mer forståelse for lederrollenes oppgaver, hvem som var involvert i kvalitetsarbeidet og hva de brukte KASPER til. Deretter gjennomførte vi contextual inquiry med både erfarne og nye i sin lederrolle. Her fikk vi kartlagt utfordringer som brukeren ikke nødvendigvis la merke til selv når vi observerte at brukeren gikk inn i KASPER og navigerte mellom oppgavene.

fokusgruppe

Et mål vi hadde i innsiktsfasen var å få gjennomført en fokusgruppe. Dette var nytt for oss begge, derav god læring, og vi så det som et relevant perspektiv å by opp til en åpen dialog blant flere ledere på instituttnivå om flatene i KASPER og kvalitetsarbeidet generelt. Her ble alle instituttledere på Gjøvik invitert, der noen henviste til nestleder for utdanning som så ble invitert isteden. Det var kun tre instituttledere som hadde anledning, men vi valgte å gjennomføre, og fikk til tross meget god diskusjon rundt agendaen vi satte opp.

sortering

Etter innsamling av innsikt brukte vi affinity diagram til å trekke ut nøkkelfunn og kartlegge behov og oppgaver for hver aktuelle lederrolle. Her hadde vi mye innsikt på tvers av roller og fakultet, så vi satte opp en krysstabell der vi fikk oversikt over prosesser, behov, smertepunkt og ideer for hver av ledelsens roller under de respektive fakultetene. Her så vi også at vi ikke hadde innsikt fra fakultetet SU.

Utdrag fra affinity diagram — Utdraget viser strukturen vi valgte for sortering av innsikten vi hentet fra ledelsens roller. Det ga oss raskt overblikk over hvilke roller som er mest aktive, og vi kunne ta dette videre inn i en kategorisering.

fremvisning av resultater

Ledelsens roller ble satt opp i personas og vi presenterte både nøkkelfunn og personas i et arbeidsmøte over teams for prosjektgruppa. Vi brukte malen til personas som eksterne designere fra Bouvet allerede hadde anvendt på andre roller i prosjektet, for å bevare et konsistent design. I presentasjonen hadde vi indirekte og direkte nøkkelfunn knyttet til flatene i KASPER, vi så at de indirekte nøkkelfunnene kunne ha en tydelig påvirkning på flatene i KASPER selv om det var tema rettet mer mot selve prosessen i kvalitetsarbeidet.

Personas instituttleder — Instituttleder ligger på instituttnivå og har en rolle som krever rask oversikt i KASPER og lite tid brukt i verktøyet.

Personas nestleder for utdanning — Nestleder for utdanning på instituttnivå jobber mer i KASPER og har mer oppfølging av de ulike delene i instituttleders oversiktsbilde.

Personas prodekan for utdanning — Prodekan for utdanning er en sekundærbruker i KASPER og er kun inne for godkjenninger. All annen informasjon hentes ut av fakultetsadministrasjonen.

Personas fakultetsadministrasjonen — Fakultetsadministrasjonen holder oversikt over studieprogram på fakultetsnivå i KASPER og følger opp. De er også inne og henter informasjon for prodekan.